学院各单位、各部门：
为了规范办事程序，全面掌握信息，确保有关文件精神得到及时贯彻落实，自学院下发《关于规范收文、传文、发文工作程序的通知》以来，大部分单位能按通知要求规范和办理有关公文或行政管理事项，但少数单位和个人仍没有引起足够重视，在具体工作中存在着公文处理程序不当、重要文件资料不交或缓交、请示事项不明或越级或多头请示、档案资料管理不规范等现象，为进一步规范学院公文处理及档案资料管理，特通知如下：
1、学院公文处理严格执行《长沙南方职业学院公文处理规程》南职字[2009]01号）及院办下发《关于规范收文、传文、发文工作程序的通知》。
2、各级领导代表学院外出开会带回的文件，请主动交院办办理登记、存档手续；
3、为避免公文体外循环，各部门在接到上级业务主管部门或业务对口部门等任何文件（含影音、电子、纸制等）时，请第一时间递交学院办公室阅处，然后由办公室呈相关领导签批。
4、各单位档案资料管理人员应进一步明确职责，熟悉业务，严格按照有关档案管理规定进行操作，各单位负责人为档案工作第一责任人。
5、学院公文处理流程为：
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6、档案工作流程图：
特此通知，望遵照执行。
长沙南方职业学院综合办公室
二O一O年四月二十日 |
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